Richtlinien zur Vermeidung von Korruption und lnteressenskonflikten
Die UNO-Flüchtlingshilfe e. V. unterstützt nach ihrer Satzung bedürftige Flüchtlinge in aller Welt durch die Beschaffung von Mitteln für den Hochkommissar der Vereinten Nationen für Flüchtlinge (UNHCR), Genf, und andere Organisationen, die sich der Flüchtlingshilfe widmen. Darüber hinaus informiert sie die Öffentlichkeit über Flüchtlinge und weckt Verständnis für deren Lage.
Um die in der Satzung festgelegten Zwecke verfolgen zu können, erhebt sie Mitgliedsbeiträge und wirbt Spenden ein. Außerdem fließen ihr aus anderen Quellen Mittel zu. Grundlage für ihre Arbeit ist damit das Vertrauen der Spender und Mitglieder, dass die anvertrauten Mittel im Sinne der satzungsmäßigen Ziele und der vom Spender gesetzten Zweckbindung in bestmöglicher Weise zugunsten der begünstigten Flüchtlinge eingesetzt werden. Korruption oder auch nur der Anschein einer solchen müssen daher bei der Arbeit der UNO-Flüchtlingshilfe und ihrer Partnerorganisationen auf allen Ebenen unbedingt vermieden werden. Transparenz im Umgang mit den ihr anvertrauten Spenden und Mitgliedsbeiträgen ist oberstes Gebot.
1. Geltungsbereich
Die Richtlinien gelten, soweit im Einzelnen nichts anderes bestimmt ist, für
- Haupt- und ehrenamtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der UNOFlüchtlingshilfe e. V.
- Mitglieder der Gremien der UNO-Flüchtlingshilfe e. V.
- Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Gremien von Partnerorganisationen, die im Auftrag der UNO-Flüchtlingshilfe tätig werden oder von ihr im Sinne ihrer satzungsmäßigen Aufgaben finanziell unterstützt werden.
Die Richtlinien sind Bestandteil der Arbeits-, Honorar-, Werk- und Projektfördervertrage. Verstöße dagegen können zur fristlosen Kündigung der Verträge und zur Beendigung der Zusammenarbeit führen.
2. Definition und Erscheinungsformen von Korruption
a) Definition von Korruption und lnteressenskonflikt
Korruption im Sinne dieser Richtlinien wird verstanden als Missbrauch anvertrauter Macht zum privaten Vorteil. Unter den Begriff Korruption fallen damit vor allem Bestechung und Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Vorteilsannahme, Betrug und Untreue, Wettbewerb beschränkende Absprachen und Geldwäsche, Missbrauch anvertrauter Güter, Ämterpatronage und Nepotismus.
Konkret kann sich Korruption äußern im Anbieten, Geben, Verlangen oder Annehmen von Geschenken, Darlehen, Belohnungen, Provisionen oder vergleichbarer Vorteile, mit dem Ziel, die korrumpierte Person zu einem Verhalten zu veranlassen, das unredlich oder illegal ist oder einen Vertrauensbruch darstellt.
Ein lnteressenskonflikt liegt dann vor, wenn die individuellen Interessen eines Einzelnen/einer Gruppe die Werte, Ziele und Interessen der UNO-Flüchtlingshilfe nach deren Satzung gefährden oder zu gefährden geeignet sind. Weiterhin liegt er dann vor, wenn jemand in einer Situation konkurrierende professionelle oder persönliche Interessen hat, auch wenn daraus keine unmoralische oder unsachgemäße Tat resultiert.
b) Erscheinungsformen von Korruption
Korruption kann unterschiedliche Formen annehmen, wobei immer aktiv und passiv Beteiligte tätig sind. Zu den häufigsten Formen zählen:
Veruntreuung von Mitteln, d.h. private Nutzung von Vereinsgeldern oder Nutzung der Gelder für einen anderen als den vereinbarten Zweck, Zahlung von fiktiven Gehältern, Zahlung von Reisespesen für nicht angetretene Dienstreisen, private Nutzung von Dienstfahrzeugen, Kommunikationsmitteln und anderen Einrichtungen, die für Vereinszwecke beschafft wurden. Private Veräußerung von Vereinsgütern oder Umtausch gegen weniger wertvolle Güter.
Eine besonders häufige Form der Veruntreuung ist der so genannte, ,,kickback", d.h. bei Materialkäufen oder Aufträgen an Außenstehende werden überhöhte Preise vereinbart, die Differenz teilen sich Auftraggeber und Auftragnehmer. Weiter gehört die Fälschung von Belegen zu den häufigsten Praktiken der Veruntreuung.
Finanzgewinne: z.B. durch die Verzögerung von fälligen Ausgaben zur zins- oder gewinnbringenden Geldanlage, die dann nicht als zusätzliche Geldeinnahmen ausgewiesen werden. Bei großen Wechselkursschwankungen oder Devisenschwarzmärkten werden Umtauschgewinne durch Schwarzmarktkurse erzielt, ohne dass diese ausgewiesen und für Vereinsziele verwendet werden.
Nepotismus, Ämterhandel, bevorzugte Behandlung: Bevorzugung von verwandten oder befreundeten Personen bei der Vergabe von Stellen und Aufträgen oder Gewährung von Leistungen jeglicher Art an bevorzugte Personen oder gegen Zahlung von Geldern.
Beschleunigungsbestechung: Zahlungen werden getätigt, um die Zollabfertigung, die rteilung staatlicher Genehmigungen, die Zuteilung eines Telefonanschlusses, etc. zu beschleunigen.
Bestechung und/ oder Bedrohung von Mitwissern: damit soll erreicht werden, dass Dritte, die Kenntnis von korrupten Praktiken haben, darüber Stillschweigen bewahren und das Verhalten decken.
Die Zahlung von Schmiergeldern oder anderen Zuwendungen mit dem Ziel, einen behördlichen Vorgang, auf den ein Anspruch besteht, sicherzustellen oder zu beschleunigen, ist zu unterlassen.
3. Verhaltensrichtlinien
Die unter 1. genannten Personenkreise sind verpflichtet, die folgenden Richtlinien einzuhalten:
Korruption in jeder Form, ob direkt oder indirekt, ist verboten.
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der UNO-Flüchtlingshilfe haben das Recht und die Pflicht, sich korruptionsverdächtigen Handlungen zu verweigern. Weiterhin sind sie gehalten, jegliche Korruptionshandlung, bei der sie Zeuge oder Opfer sind, zu melden. Für die Meldung von Verdachtsfällen gilt in der Regel zunächst der Dienstweg.
Für Fälle, in denen dies nicht sinnvoll oder möglich ist, wird eine externe Ombudsstelle eingerichtet, die offene, vertrauliche und anonyme Hinweise entgegennimmt und klärt.
Die Aufgabenbeschreibung, das Mandat und die Kommunikationswege sind in Anlage 1 geregelt. Um Missbrauch vorzubeugen und um die Beschuldigten zu schützen, sind alle Hinweise vertraulich zu prüfen.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die zur Aufdeckung von Korruption beitragen, dürfen keine negativen Folgen erwarten, sofern sie sich dabei nach den in dieser Richtlinie vorgegebenen Verfahren richten.
Private und dienstliche Angelegenheiten sind grundsätzlich zu trennen. Persönliche Interessen dürfen die Entscheidungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der UNOFlüchtlingshilfe und ihrer Partner nicht beeinflussen.
Die Annahme von Geschenken und Bewirtungen ist nur erlaubt, sofern diese den angemessenen und landesüblichen Rahmen nicht übersteigen und keine Beeinflussung von Projektbewilligungen oder sonstigen Entscheidungen möglich ist. Als angemessen gelten im Inland Geschenke im Wert von 25,00 Euro pro Geber in einem Kalenderjahr. Geschenke über diesem Wert sind abzulehnen bzw. zurückzugeben. Alle Geschenke über diesem Wert sind im Falle der UNO-Flüchtlingshilfe dem Vorstand, ansonsten dem jeweiligen Arbeitgeber nach dessen Vorschriften anzuzeigen.
Die Bewirtung im Rahmen von dienstlichen Anlässen ist von dieser Regelung ausgenommen.
4. Organisatorische Maßnahmen im Allgemeinen
Anstellung bzw. Beauftragung von Personal
Bei der Auswahl und Anstellung von Personal kommen klare und transparente Verfahren zur Anwendung. Dabei gilt, dass Familienmitglieder und Freunde von Mitarbeitern keine bevorzugte Behandlung erhalten. Eine Anstellung von Familienmitgliedern oder Freunden erfolgt nur nach expliziter Entscheidung des Vorstands.
Bei Beauftragung bzw. Anstellung von Personen, die dem Vorstand nahe stehen, hat das betroffene Vorstandsmitglied keine Stimme.
Vier-Augen-Prinzip
Für alle Zahlungen und Aufträge gilt grundsätzlich das Vier-Augen-Prinzip.
Vergabe von Aufträgen und Leistungen
Bei Beschaffungen bzw. Auftragserteilungen sind die vom UNHCR festgelegten bzw. seitens der UNO-Flüchtlingshilfe vertraglich mit diesem vereinbarten Verfahren (Procurement
Guidelines) zu beachten. Zusätzlich gelten die organisatorischen Vorgaben innerhalb der UNO-Flüchtlingshilfe.
5. Förderrichtlinien
Für die Projektzusammenarbeit mit den Projektpartner/-innen gibt es Richtlinien zur finanziellen Förderung von Projekten, die die Anforderungen an die Projektantragstellung und an die Berichterstattung detailliert vorgeben.
6. Projektbewilligungen
Die Entscheidungsfindung zu den Projektanträgen erfolgt nach Vorbereitung durch die zuständige Mitarbeiterin/den zuständigen Mitarbeiter durch den Vorstand. Jede Projektentscheidung wird protokolliert. Mitarbeitende sowie Mitglieder von Gremien der antragstellenden Organisation haben bei der Entscheidung über den entsprechenden Antrag kein Stimmrecht.
7. Projektvereinbarungen, Interne Prüfungen und Qualitätssicherung
Die Bedingungen der Projektförderung sind im Leitfaden zur Projektbeantragung und Projektberichterstattung sowie in den Förderrichtlinien dargelegt, die auf der Webseite der UNO-Flüchtlingshilfe abrufbar sind. Mit der Antragstellung verpflichtet sich die Unterstützung suchende Organisation, die Bedingungen der UNO-Flüchtlingshilfe anzuerkennen und einzuhalten, falls es zu einer Förderzusage kommt.
Die Projektbegleitung durch die UNO-Flüchtlingshilfe umfasst eine Kontrolle der einzuhaltenden Vorgaben und Fristen durch den Projektpartner. Eine Überprüfung der Unterlagen schließt eine Einschätzung, ob die Unterlagen der Realität entsprechen und ob die in den Unterlagen angegebenen Preise unter den gegebenen örtlichen Verhältnissen realistisch sind, ein.
8. Überweisung der Projektmittel
Es gibt eine organisatorische Trennung zwischen Projektbearbeitung und der Auszahlung der Projektmittel. Die Projektauszahlungen werden von dem/der zur Zahlungsfreigabe ermächtigten Mitarbeiter/in der UNO-Flüchtlingshilfe übernommen. Eine Prüfung und Freigabe der Zahlungsvorgänge erfolgt durch den/die für die Projektbeurteilung und - verwaltung zuständigen Mitarbeiter/in. Letztere darf nicht identisch mit der Person sein, die die Auszahlung vornimmt {Vier-Augen-Prinzip).
Bei der Prüfung der Berichte und der Finanzberichte wird im Besonderen auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Plausibilität geachtet. Projekte können darüber hinaus von externen Gutachtern geprüft werden.
Bei unzureichender oder verspäteter Berichterstattung über die Verwendung von Projektmitteln aus Vorprojekten bzw. bei Unsicherheiten über die Verlässlichkeit werden in der Regel keine neuen Projektanträge desselben Antragstellers oder derselben Partnerorganisation mehr gefördert. Ausnahmen sind vom Vorstand zu genehmigen und protokollarisch festzuhalten. In jedem Fall folgt ein intensiver Dialog mit dem Ziel, die Ursachen der Probleme zu ergründen und Lösungswege zu finden.
9. Korruptionsvermeidung bei den Partnern der UNO-Flüchtlingshilfe
Eine ordnungsgemäße, transparente und nachvollziehbare Buchführung vor Ort ist eine entscheidende Voraussetzung, um Korruption zu verhindern. Projektausgaben dürfen nur für die vereinbarten Zwecke und im Rahmen des bewilligten Budgets vorgenommen werden. Nicht verbrauchte Projektmittel müssen an die UNO-Flüchtlingshilfe zurückgezahlt werden, soweit keine andere Lösung gemeinsam vereinbart wird.
Bei Verdacht auf Korruption in einem von der UNO-Flüchtlingshilfe geförderten Projekt erfolgt umgehend eine Information des Geschäftsführers der UNO-Flüchtlingshilfe und/oder des geschäftsführenden Vorstands. Bei Bedarf steht auch hier die Ombudsstelle für eine vertrauliche oder anonyme Meldung zur Verfügung.
10. Sanktionen
Bei Zuwiderhandlung gegen diese Richtlinien und insbesondere gegen die vorgenannten Verhaltensregeln sind disziplinarische oder vertragsrechtliche Sanktionen (Abmahnung, Kündigung, Beendigung der Projektkooperation etc.) vorgesehen. Bei Vorliegen eines Straftatbestandes werden die entsprechenden juristischen Schritte eingeleitet.
Im Falle von Korruption bei Empfängern von Projektfördermitteln der UNO-Flüchtlingshilfe behält sich die UNO-Flüchtlingshilfe vor, andere Fördermittelgeber der betroffenen Organisation auf diesen Sachverhalt aufmerksam zu machen.
11. Umsetzung der Richtlinien in die Praxis
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der UNO-Flüchtlingshilfe werden über diese Richtlinien und die Verhaltensregeln ausführlich informiert. Neuen Mitarbeitern wird die Richtlinie im Rahmen der Einarbeitung vorgestellt.
Antragsteller und Auftragsnehmer werden auf diese Richtlinien hingewiesen. Die Richtlinien werden auf der Webseite der UNO-Flüchtlingshilfe allgemein zugänglich gemacht.